De Tijd. Hoe wij op het gewenste moment een nieuw kantoor compleet ingericht krijgen.

Summary: Dit whitepaper benadrukt het belang van tijdmanagement en de vier sleutelaspecten die WorkLifeSpaces hanteert om projecten efficiënt af te ronden: Klantvraag, Betrokken Partijen, Capaciteit en Uitvoering. Door deze aspecten nauwkeurig te beheren, waarborgt WorkLifeSpaces niet alleen de kwaliteit en deadlines, maar ook een optimale samenwerking en klanttevredenheid. Het resultaat is een inspirerende werkplek die de identiteit van de organisatie versterkt.

Het compleet inrichten van een kantoorgebouw is een gecompliceerd proces met vele facetten. In deze derde aflevering van onze serie White papers gaan we in op de factor Tijd bij het tot stand komen van al die mooie kantoorinterieurs.

En toen ineens was het helemaal af. Precies op tijd leverde WorkLifeSpaces een compleet nieuw ingericht kantoor op. De medewerkers konden hun bureaus gaan inrichten. Dit is het juiste moment om even stil te staan bij de afgelopen maanden en het proces. En te ervaren hoe prettig en misschien ook hoe intensief deze tijdreis is verlopen.

Want Tijd, ja, dat is misschien wel de lastigste van alle beheersaspecten bij projectmanagement. Hoe krijg je zo’n omvangrijk en complex proces gemanaged in de tijd?

Om dit te realiseren, definieert WorkLifeSpaces vier aspecten die van invloed zijn op het tijdspad. Dat zijn Klantvraag, betrokken Partijen, Capaciteit, en de Uitvoering. Door in te zoomen op deze vier aspecten wordt het mogelijk om alle facetten van planning en deadlines te doorzien. En grip te krijgen en te houden op het proces.

Klantvraag
Als het niet de eerste vraag van de klant is, dan is het toch zeker de tweede: ‘Wanneer is het klaar?’ Of: ‘Dan-en-dan kunnen we er toch wel in?’ Bij wijze van antwoord vragen wij dan steevast: “Wat is er precies nodig?”

Want in deze eerste fase is het belangrijk om de tijd te nemen om alle wensen en verwachtingen goed in kaart te brengen. Wij zorgen dat het complete plaatje volkomen duidelijk is. En proberen alles boven water te krijgen: bedrijfscultuur, aantal werkplekken, hoeveel wandjes, welk meubilair, techniek, budgetindicatie, alles. Design en build.

Ook lichten wij onze aanpak toe en leggen wij uit hoe wij deze organisatiepuzzel gaan leggen. De bijgaande afbeelding Customer Journey toont hoe wij deze eerste fase doorlopen en de basis leggen voor een succesvolle uitvoering.

De factor tijd is op dat moment nog plooibaar. Er ontstaat begrip voor de gehele planning.

Betrokken Partijen

Tijd, tijdsdruk, of tijdgebrek kan van invloed zijn op de samenwerking. En samenwerking is waar het op aankomt.

We hebben naast de medewerkers van onze klanten te maken met partijen zoals een ontwerper, een technisch adviseur, een bouwkundig constructeur, een ICT verantwoordelijke, stoffeerders, timmerlieden. Noem maar op. Het is niet domweg plannen want alles moet in overleg, er is continue samenwerking.

Vanuit onze grote ervaring weet WorkLifeSpaces het juiste team bijeen te brengen en deze – door de tijd heen – aan te sturen en zo het proces te bewaken. De factor tijd is een constante maar samenwerking is het allerbelangrijkst.

Capaciteit

Afhankelijk van het programma van eisen zijn er meer of minder professionals nodig om de klus te klaren. Wij selecteren de juiste partijen zoals leveranciers, technici, bouwers. Wij checken de beschikbaarheid van mensen en levertijd van materialen. Wij prioriteren en sturen de contacten en het bouwproces. Daarbij is ons enorme netwerk van groot belang.

Wij hanteren een nauwkeurige faseplanning. Het is onze taak, en daar onderscheiden wij ons in, om het GEHELE proces vast te leggen en te bewaken. Capaciteit en Tijd zijn met elkaar in evenwicht.

Uitvoering

De start van de uitvoering is voor projectmanagement het moment van de waarheid. Hier wordt de hoge kwaliteit die WorkLifeSpaces nastreeft gehaald. Daarom nemen wij altijd twee weken de tijd voor een zogenaamde ‘voorbereidingsfase”. Voorafgaand aan de uitvoering zetten wij alles nog eens op een rij, plannen alle betrokkenen opnieuw in en bevestigen alle afspraken. Dit is het moment waarin WorkLifeSpaces excelleert. Vanuit onze grote ervaring zien wij knelpunten al snel opdoemen. Wij weten dat er voor alles een oplossing is, en hebben altijd een alternatief wanneer er nieuwe keuzes gemaakt moeten worden. Zo maken we de tijd tot onze vriend.

Conclusie

Tijdsmanagement is in onze visie dienstbaar aan kwaliteit, organisatie en budget. Uiteindelijk leidt dit tot een optimale samenwerking waarin er genoeg tijd voor iedereen is om zijn beste beentje voor te zetten. Immers, wie puur stuurt op een krappe deadline, kan ook niet meer verwachten dan wat er in die periode aan werk past.

Door na het ontwerptraject ook nog een voorbereidingsfase voor de uitvoering in te plannen, borgt WorkLifeSpaces de kwaliteit en de deadlines. Ook een Nazorgperiode is ingecalculeerd. Wij bouwen continu vertrouwen op gedurende het hele project en dat helpt ons om de planning rond te krijgen.

Interesse?

Duik in een wereld van grenzeloze mogelijkheden met ons uitgebreide huisvestingsadvies en projectmanagement voor kantoren. Wij zijn jouw strategische partner op deze reis.

Resultaat is een kantoor dat perfect past bij de identiteit van jouw organisatie, een ruimte die voldoet aan de evoluerende behoeften van jouw bedrijf. Wij omarmen elke uitdaging als een kans om te excelleren en streven ernaar om jouw visie tot leven te brengen.

Tot zover dit Whitepaper. Dank voor úw tijd.