De Organisatie. Projectmanagement cruciaal bij kantoorinrichting.

Hoe organiseren wij het traject naar uw nieuwe kantoorinrichting?

Het is een heuse organisatie krachttoer om een compleet nieuw kantoor in te richten. Of te verbouwen. Er zijn namelijk enorm veel aspecten die tot in de puntjes geregeld moeten worden. En er zijn veel mensen bij betrokken die in de verschillende fases goed moeten samenwerken.

Dit is projectmanagement pur sang en dat is precies waar WorkLifeSpaces het verschil maakt. Hier leggen we uit hoe wij deze complexe organisatiepuzzel keer op keer weten te leggen. Deel 2 van onze serie Whitepapers.

Schetsen zijn van SVDH. Design & Lights

De inrichting van het proces.

Nadat de fase van advies en ontwerp succesvol doorlopen is, begint het concrete werk: het kantoor moet daadwerkelijk worden ingericht. Het gehele traject organiseert WorkLifeSpaces. Wij beseffen dat de meeste mensen in een bedrijf zo’n proces maar één keer in hun leven meemaken, en nemen direct de organisatie ter hand. It giet oan!

Als eerste stellen wij voor hoe wij dit willen organiseren en stemmen dit af met de klant. Ons advies is steevast om een projectteam samen te stellen.

Dit team bestaat uit:

een contactpersoon van klantzijde;
een ontwerper;
een technisch adviseur voor alle installaties;
een bouwkundig constructeur, indien nodig;
een ICT verantwoordelijke;
de projectmanager van WorkLifeSpaces. Deze stuurt het team aan, en bewaakt het inkoopproces de planning en kosten.

Wij vragen de klant om een beslisser op directieniveau af te vaardigen en iemand van hun facilitaire afdeling. Zodat we soepel kunnen schakelen en knopen kunnen doorhakken wanneer dat nodig is.

Teamgevoel
Het is belangrijk dat de mensen bij elkaar passen en goed kunnen samenwerken. In de praktijk is dit een dynamisch proces waarbij er een plezierig groepsgevoel ontstaat. Soms mag het best even knetteren: waar wrijving is, ontstaat glans. Het komt altijd weer goed.
Ten tweede stellen we voor om binnen het team werkgroepen samen te stellen. Bijvoorbeeld de werkgroepen Verhuizing, Communicatie, ICT, Meubilair. Het team is er ook om meerdere mensen te laten meedenken om alle aspecten de ondervangen, en een draagvlak te creëren. Immers, het enthousiasme moet er ook bij medewerkers zijn.

WorkLifeSpaces zet nu de trein in beweging en legt contact met de juiste partijen zoals leveranciers, technici, bouwers, et cetera. Wij checken de beschikbaarheid van mensen en materialen. Wij bewaken het budget. Wij prioriteren en sturen de contacten en het bouwproces. Daarbij is ons enorme netwerk van groot belang.

Als wij dit team hebben neergezet gaat WorkLifeSpaces de faseplanning verder doorlopen. Welke deadlines zijn er precies? Soms is er een huurcontract dat eindigt op een bepaalde tijd, of bij nieuwbouw een opleverdatum vanuit de bouwer. Andere momenten in de planning zijn: start uitvoering, technische installaties, stoffering, installeren meubelmaatwerk, plaatsen meubilair en eerste oplevering.

Tussentijds vieren we de mijlpalen en hoogtepunten.

Theorie of praktijk?
U ziet: in theorie loopt alles gesmeerd, maar in de praktijk ontstaan er uitdagingen. Altijd zijn dit onvoorziene invloeden van buitenaf. Bijvoorbeeld:

• Technische Installaties van een gebouw die niet gelijk zijn aan de tekeningen;
• Onvoorziene vakanties van belangrijke betrokkenen;
• Vertraging in het creatieve proces;
• Onverwachte wensen vanuit de klant;
• Beslissingen die lang op zich laten wachten.

Dit zijn de momenten waarop WorkLifeSpaces excelleert. Vanuit onze grote ervaring zien wij knelpunten al snel opdoemen. Wij weten dat er voor alles een oplossing is, en hebben altijd een alternatief wanneer er nieuwe keuzes gemaakt moeten worden.

Transparantie

Transparantie is daarbij het toverwoord van WorkLifeSpaces. Open en eerlijk bespreken wij wat er nodig is. Benoemen de problemen en maken direct de oplossing duidelijk. Zoals gezegd, het kan wel eens pittige gesprekken opleveren: want we houden iedereen scherp bij de les. Het met open vizier problemen aanpakken, werkt altijd weer louterend en schept juist een band!

Resultaat en nazorg
En dan is ineens het moment aangebroken: het kantoor is ingericht. Het ziet er mooi uit en iedereen is blij. Nu komen er nog wat laatste zaken aan het licht die nog even opgelost moeten worden. Ook hier is WorkLifeSpaces de perfectionist die de laatste punten op de i zet. We komen nog één keer met het team samen om het proces af te ronden, en elkaar te feliciteren met het resultaat.

Bestaande relaties zijn versterkt en nieuwe relaties zijn ontstaan. Het samenwerken met alle betrokkenen is iets dat het projectmanagement van kantoorinrichting zo bijzonder maakt.