Het Budget. Wat kost het om een kantoor in te richten?
Het compleet inrichten van een kantoorgebouw is een gecompliceerd proces waar vele facetten aan zitten. In een serie van 6 artikelen gaan we op zoek naar de achtergronden en ontdekken we hoe al die mooie kantoorinterieurs tot stand komen.
We doen dit met Arno Timmermans, DGA van kantoorinrichter WorkLifeSpaces. Hij is al 34 jaar actief in de branche en heeft vele kantoorgebouwen van hele grote en kleinere bedrijven ingericht. En daarbij het gehele proces begeleid.
Voor deze eerste publicatie spraken we Arno in het, uiteraard smaakvol ingerichte, kantoor van WorkLifeSpaces. Als eerste gaan we in op het financiële aspect. Het inrichten van kantoren en bedrijfspanden kost veel geld. Hoeveel dan? En wat krijg je terug voor je investering?
Gaat het bij het inrichten van kantoren nu de hele tijd over budget en geld?
Arno Timmermans: “Nee, bij ons gelukkig niet. Omdat wij nauwgezet het proces bewaken en daarbij ook de uitgaven, is geld eigenlijk niet het belangrijkste. Het gaat veel meer over ontwerp en functie. Maar dat kan ook zo zijn omdat wij niet bang zijn om al een in vroeg stadium over het budget te beginnen.”
Maar het gaat toch om een hoop centjes?
“Zeker, daarom maken wij altijd al in een vroeg stadium een nauwkeurige kosteninschatting. Hoe eerder je dit samen voor elkaar hebt, hoe prettiger vervolgens het proces in het vervolg verloopt. We hebben daarvoor een rechtstreeks contact nodig met de beslisser aan klantzijde waar wij samen die eerste kosteninschatting mee maken. Vaak is er al een investeringsbudget bekend en anders maken we die samen. Wij zorgen dat we alle aspecten vooraf doorgronden. Ik zeg dan ook wel eens dat wij ‘spelen’ met de tijd en het geld van een ander. Dat durf ik alleen te zeggen omdat tussen Opdrachtgever en WorkLifeSpaces de financiële kaders en keuzes duidelijk zijn.”
Hoe komt dat kostenplaatje dan tot stand?
“Dat volgt uit het programma van eisen. Wij zorgen dat het complete plaatje volkomen duidelijk is. In het begin proberen we alles boven water te krijgen: aantal werkplekken, hoeveel wandjes, welk meubilair, techniek, alles. Soms is er een architect die bepaalde keuzes maakt, met daarbij kosten van dien. Je hebt bijvoorbeeld te maken met wat wij noemen Bouwkundige kosten, kosten aan Installaties, Vaste Inrichting en de Losse Inrichting. Dan zijn er nog Ontwerpkosten, Advieskosten en overige kosten voor derden bijvoorbeeld. Bij het hele proces zijn er wel 12 partijen of meer bij betrokken. Het is onze taak, en daar onderscheiden wij ons in, om het GEHELE proces vast te leggen met daarbij de kosteninschatting vooraf. Wat je volgens mij niet moet willen, is dat je eerst voor een fantastisch ontwerp gaat en vervolgens teruggefloten wordt bij de uitvoering. Hoewel, sommige opdrachtgevers willen dat juist wel en ook dan weten wij onze toegevoegde waarde te leveren.”
Durf je vooraf een richtprijs te noemen uit de losse pols? Waar hebben we het eigenlijk over?
“Dat ligt erg aan de omvang. Voor kantoren groter dan 1000 m2 durven wij een inschatting van 350 tot 500 Euro per m2 aan te houden. Dit bedrag hoor je wel vaker in de markt.”
Is er iets dat iedereen hierbij vergeet?
“Dat het niet altijd duidelijk is wat er in dit streefbedrag bij in zit. Bijvoorbeeld aanpassingen van de bestaande technische installaties. Kunnen deze zomaar mee in de nieuwe inrichting? Zijn er misschien extra ontwerpkosten? Hoe zit het met glasvezel? Desondanks: voor 5 ton kun je natuurlijk altijd een mooi kantoor inrichten ons inziens.”
Nu we het er toch over hebben: zijn er andere misverstanden hieromtrent?
“Ha! Wel of niet zonder BTW. Of een vergelijking maken met een tafel van de IKEA ten opzichte van meubelmaatwerk. Waar het ook wel eens misgaat, is als de ontwerper alle vrijheid krijgt. Dat kan aardig in de papieren lopen.”
Okee, op zeker moment is er een budget vastgesteld. Hoe bewaak je dat je niet uit de begroting loopt?
“Dat begint dus met een gedetailleerd kostenplaatje. Dat is een lijvig document waarin alle posten benoemd zijn. Je hebt dan nog niet het eindbedrag te pakken, want er zijn altijd zaken die in overleg met de opdrachtgever nog naar voren komen. Maar de kostencalculatie brengt ons al een heel eind. Verder zorgen we dat we de inkoop op orde hebben; als de vloerbedekking voor bedrag X begroot is, dan moet dat niet tussentijds wijzigen. Tenzij de spelregels veranderen.
Kosten managen
Het is opvallend hoe snel mensen geneigd zijn om tijdens de uitvoering extra werkzaamheden mondeling in opdracht te geven. Maar als zulk meerwerk niet financieel in de opdracht verschijnt, loopt het proces spaak. Kosten managen tijdens de uitvoering is daarom ook iets waar WorkLifeSpaces erg goed in is. Alles kost nu eenmaal geld.
Enfin, wij bewaken in het proces de uitgaven voor de klant en geven hem continu inzicht en de financiële gevolgen van bepaalde beslissingen. De klant kan kiezen in hoeverre hij/zij op detailniveau financieel betrokken wil blijven. En we maken bepaalde inkoopvoordelen duidelijk. Veel draait uiteraard om vertrouwen en transparantie. In al die jaren blijkt dat toch het beste te werken.”
Ok, duidelijk. Is er tot slot één ding te noemen dat jullie klant moet onthouden van het financiële aspect?
“Dat het geld pas uitgegeven wordt als de opdrachtgever dat wil. Daarnaast dat ze niet moeten terugschrikken om het al vroegtijdig over het budget te hebben. En verder dat ze bij WorkLifeSpaces een compleet advies en volledige dienstverlening krijgen. Zo kan het proces een feestje zijn en kunnen we allemaal genieten van het creëren van een mooie, veilige en gezonde plek om te werken!”